個別指導でも重要になる！電子薬歴の運用管理規程

電子薬歴

薬剤師として働くうえで、避けては通れない個別指導。
個別指導は、健康保険法に基づき、各都道府県の厚生局が実施する制度です。

その中で、電子薬歴の運用管理規程の提出が求められることがあります。
様々な機械が導入されており、個人情報の取り扱いも多い薬局で、正しく安全にシステムを使うための決まり事は必要不可欠なものですよね。

今回は電子薬歴の運用管理規程について解説します。

運用管理規程って？

運用管理規程とは、概略で言うと、電子薬歴などのシステムを、正しく安全に使用するための運用管理のマニュアルのことです。

安全管理については、「個人情報の保護に関する法律」に伴い公表された「医療情報システムの安全管理に関するガイドライン（安全管理ガイドライン）」に示されています。

しかし、一方で、この安全管理ガイドラインは病院やクリニック向けに作られているので、薬局向けに修正するのは大変な作業です。

忙しい薬局業務でそういった運用マニュアルを作成するのは骨の折れる作業ですよね。
そうした現状から、現在は日本薬剤師会から「運用管理規程（例）」が公開されています。

日本薬剤師会の「運用管理規程（例）」は12個の項目から書かれていますが、ここではわかりやすく3つに分けて概要を説明します。

運用管理規程を作成する目的は、薬歴の適正な保存と利用です。
プライバシーを保護し責任を持って保存すること、そしていつでも取り出せる環境を整備することが大切です。

そのために管理者は、システムの変更の際、以前の情報を継続的に使えるようにしたり、現場が支障なくシステムを使える環境づくりをすることが求められます。
例えば、利用する薬剤師のアクセス権限を制限したり、定期的な点検を実施することで、不正利用や不具合発生の軽減が期待できます。

また急なトラブルを避けるためにも、別の媒体にもデータを保存しておけると安心ですね。

スムーズにシステムを利用できるように、電子薬歴システムの取り扱いについてマニュアルを作成したり、教育や訓練を行いましょう。
また、取り扱う情報やプライバシー保護に関する研修の機会を設け、薬局全体で患者さんの情報やプライバシーを守っていくようにしていきましょう。

薬局は特に個人情報の取り扱いも多く、患者さんが他人には知られたくない情報も入ってきますので当たり前のことですね。
情報漏洩防止のためにも、電子薬歴システムの設置場所は、盗難や火災、災害のことも考えて設置しましょう。

利用する際は、利用する人それぞれが認証番号やパスワードを利用し、情報入力をしたのが誰かわかるようにし、情報の保護に注意を払いましょう。
また、異常や不正が見つかったら、すぐにシステム管理者に連絡し、指示に従うようにします。

このように、電子薬歴を利用するうえで、決まり事を作っておくこと、あらゆる事態を想定した運用をすることが求められています。
特にプライバシーの保護が万全でないと、安心感を持って医療行為を受けることも行うことも出来ないですよね。

ただ、形で見えないものを管理するというのは、なんだか怖いという方も多いかと思います。
実際に目の前に保存されているパソコンやタブレットがある方が安心しますよね。

一方で、地震や水害で機械が故障すると、データも一緒に消えてしまう可能性があるのも事実です。

いわゆる「クラウド」と呼ばれるものは、こうしたデータの管理をプロに任せているイメージです。
「Gmail」や「Yahoo!メール」もクラウドサービスの一種です。

クラウドの利点は、膨大な情報を別のところに保存し、いつでも見られるようにしてくれる点です。
地震や災害の時に、パソコンが壊れたとしてもデータは安全に保管されているので安心ですよね。

デメリットとしてはネット接続が必要だったり、費用が掛かったりする点です。

電子薬歴に限らず、システムの選定は端末に情報が保存されているものと、クラウドに保存するもの、両社のメリット・デメリットを考えて選定しましょう。

今回は、電子薬歴の運用管理規程について解説しました。

電子薬歴の運用管理規程は、薬局ごとに少しずつ変える必要があるかもしれません。
薬局の実態に合わせて、日本薬剤師会の「運用管理規程（例）」を参考に加筆、修正していきましょう。

あくまで薬剤師・患者が安全に、安心感を持って医療行為を行えるような環境づくりが大切です。
その一環として、電子薬歴の運用管理規程を決めておきましょう。